Plan de Gestión del Proyecto ERP Institucional de la Caja Costarricense de Seguro Social Mediante la Aplicación de Buenas Prácticas del PMI

Abstract

El proyecto “Plan de Gestión del Proyecto ERP Institucional de la Caja Costarricense de Seguro Social mediante la Aplicación de Buenas Prácticas del PMI” surge ante la necesidad de fortalecer la gobernanza, la eficiencia operativa y la sostenibilidad tecnológica de la institución, mediante la implementación de un sistema ERP de clase mundial (SAP S/4HANA). Este trabajo tiene como propósito diseñar un Plan de Gestión del Proyecto que integre las áreas de conocimiento del Project Management Institute (PMI) y responda a los desafíos técnicos, organizacionales y estratégicos identificados en el proceso de implementación y consolidación del ERP institucional.

La investigación se desarrolló mediante un enfoque mixto, combinando análisis cualitativo de documentos institucionales, entrevistas semiestructuradas y observación de sesiones técnicas, junto con el análisis cuantitativo de cronogramas, matrices de riesgos, indicadores de cumplimiento y reportes de avance. La metodología permitió comprender la evolución del proyecto, la estructura de gobernanza, la interacción entre actores clave y las limitaciones derivadas de factores tecnológicos, culturales y de gestión.

Los resultados evidencian que la aplicación de buenas prácticas del PMI fortalece significativamente la planificación, ejecución y control del proyecto, al proporcionar un marco metodológico estructurado que mejora la trazabilidad, la coordinación intergerencial, la gestión de riesgos y la eficiencia en la toma de decisiones. Asimismo, se identificaron desafíos asociados con la madurez institucional, la dependencia del proveedor, la resistencia al cambio y la necesidad de mecanismos más robustos de control documental y gestión del conocimiento.

El Plan de Gestión elaborado integra planes subsidiarios de alcance, cronograma, costos, calidad, comunicaciones, recursos, adquisiciones, interesados y riesgos, respondiendo a los lineamientos estratégicos del Plan de Innovación. Como conclusión principal, el estudio confirma que un enfoque metodológico basado en el PMI constituye un facilitador clave para la consolidación del ERP institucional y para la transformación digital sostenible de la CCSS, sentando las bases para investigaciones futuras orientadas a madurez organizacional, gobernanza digital y evaluación de impacto del ERP.

The project “Project Management Plan for the CCSS Institutional ERP Implementation Through the Application of PMI Good Practices” addresses the need to strengthen governance, operational efficiency, and technological sustainability within the Costa Rican Social Security Fund (CCSS) through the implementation of a world-class ERP system (SAP S/4HANA). The purpose of this study is to design a comprehensive Project Management Plan aligned with the Project Management Institute (PMI) standards, responding to the technical, organizational, and strategic challenges encountered throughout the ERP implementation and stabilization process.

A mixed-method research approach was employed, combining qualitative techniques including institutional document analysis, semi-structured interviews, and observation of technical sessions with quantitative analysis of schedules, risk matrices, performance indicators, and progress reports. This methodology enabled a holistic understanding of the project’s evolution, governance framework, stakeholder dynamics, and the limitations posed by technological constraints, cultural factors, and organizational maturity.

The findings indicate that the application of PMI good practices significantly strengthens project planning, execution, and control by providing a structured methodological framework that enhances traceability, inter-departmental coordination, risk management, and decision-making efficiency. The study also identified challenges related to institutional maturity, vendor dependency, change resistance, and the need for more robust documentation and knowledge-management mechanisms.

The resulting Project Management Plan integrates subsidiary plans for scope, schedule, cost, quality, communications, resources, procurement, stakeholders, and risk, ensuring alignment with the strategic guidelines of the CCSS Innovation Plan. The study concludes that PMI-based methodologies play a crucial role in facilitating the consolidation of the institutional ERP system and advancing the CCSS’s long-term digital transformation. Additionally, it establishes a foundation for future research on organizational maturity, digital governance, and impact evaluation of ERP systems in public institutions.