Plan de Gestión del Proyecto de Simplificación y Automatización de Creación de Documentos PPPs en Brasil Mediante las Buenas Prácticas del PMI

Abstract

El presente proyecto tiene como objetivo simplificar y automatizar la generación del Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), reduciendo significativamente el tiempo de elaboración, mejorando la precisión de la información y asegurando el cumplimiento normativo. Se propone implementar o establecer la solución basada en una consulta automatizada que extraiga los datos necesarios desde las bases internas, utilizar plantillas predefinidas que permitan estructurar el contenido de forma estandarizada e integrar una lógica de automatización mediante Power Automate, con el fin de orquestar todo el proceso, incluyendo la generación, revisión y envío del documento. Con esta iniciativa, se busca optimizar los equipos del Área de Recursos Humanos, minimizar errores y aumentar la eficiencia en el cumplimiento de las obligaciones legales laborales.

El equipo de Recursos Humanos en Brasil es responsable de gestionar toda la documentación requerida en los procesos de terminación de contratos laborales. Uno de los documentos obligatorios en estos casos es el Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), un registro legal que describe detalladamente las condiciones de trabajo, los ambientes laborales y la exposición a posibles riesgos, a lo largo de la trayectoria del colaborador en la empresa. Este documento es esencial para fines de seguridad social, especialmente en cuanto a la comprobación de derechos relacionados con salud ocupacional y jubilación especial, ante el INSS (Instituto Nacional do Seguro Social).

Actualmente, la elaboración del PPP es un proceso altamente manual y oneroso, ya que requiere que el equipo de Recursos Humanos acceda a diversos sistemas internos para recopilar información sobre los distintos cargos ocupados por el colaborador durante los años trabajados. Además, es necesario que el documento sea revisado por el Área de Salud Ocupacional y Seguridad del Trabajo, la cual debe complementar el contenido con datos relacionados a la exposición a agentes nocivos o condiciones de riesgo vinculados a cada posición.

The Human Resources team in Brazil is responsible for managing all the documentation required in employee contract termination processes. One of the mandatory documents in these cases is the Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), a legal record that provides a detailed description of the working conditions, work environments, and potential exposure to risks throughout the employee’s tenure at the company. This document is essential for social security purposes, particularly for verifying entitlements related to occupational health and special retirement with the INSS (Instituto Nacional do Seguro Social).

Currently, the preparation of the PPP is a highly manual and time-consuming process, as it requires the HR team to access various internal systems to gather information about all the positions the employee held during their time with the company. Furthermore, the document must be reviewed by the Occupational Health and Safety department, which supplements the content with data related to exposure to harmful agents or risk conditions associated with each position.

The objective of this project is to simplify and automate the generation of the PPP, significantly reducing the preparation time, improving the accuracy of the information, and ensuring compliance with legal requirements. To achieve this, the project proposes a solution based on an automated query that extracts the necessary data from internal databases, the use of predefined templates to structure the content in a standardized format, and the integration of an automation workflow using Power Automate to orchestrate the entire process, including the generation, review, and delivery of the document. This initiative aims to optimize HR resources, minimize errors, and increase efficiency in meeting legal labor obligations.