Plan de Gestión del Proyecto de Adquisición e Instalación de 25 Unidades Dentales de Clínica Ulacit con la Aplicación de Buenas Prácticas del PMI

Abstract

La obsolescencia y deterioro del equipamiento dental en Clínica Ulacit (ULACIT) motivan esta investigación, ya que comprometen la formación práctica de estudiantes de odontología, la atención segura a pacientes, la eficiencia operativa y la acreditación ante SINAES, generando costos elevados de mantenimiento, interrupciones clínicas y riesgos reputacionales en el contexto regulado de la salud académica costarricense. El objetivo principal consiste en definir un Plan de Gestión del Proyecto para la adquisición e instalación de 25 unidades dentales mediante buenas prácticas del PMI (PMBOK 6 y 7). Los objetivos específicos abarcan identificar aspectos del proyecto y su ciclo de vida considerando necesidades organizacionales e interesados, desarrollar un plan integrado según el ciclo PMI, y crear una estrategia de integración y seguimiento con técnicas de capacitación y entregables.

Se empleó metodología predictiva PMI con un equipo multidisciplinario como sujetos (director, académicos, técnicos, proveedores), utilizando instrumentos como estructura de desglose del trabajo, Microsoft Project para cronograma y ruta crítica, estimaciones análoga-paramétrica-ascendente con presupuesto de $391.390, matriz de riesgos ISO 31000 y análisis de stakeholders priorizados por influencia (alto poder en área de negocio y SINAES). Los procedimientos incluyeron fases secuenciales de inicio, planificación, ejecución, monitoreo y cierre en 4-5 meses, con análisis de valor ganado, matriz RACI, licitaciones y KPIs de calidad.

Los resultados relevantes destacan un plan integral con alcance delimitado a selección, compra, instalación y validación, control presupuestario estricto y estrategia de reportes quincenales más capacitaciones, proyectando cero desviaciones y retorno operativo mediante optimización de procesos educativos y clínicos. Las conclusiones principales confirman que la identificación sistemática genera propuestas robustas, el plan equilibra alcance-tiempo-costo y la estrategia asegura control proactivo con valor sostenible, validando el enfoque PMI para salud académica. Las recomendaciones principales proponen metodológicamente BIM e IA en planificación junto a plataformas colaborativas como Asana; académicamente, estudios híbridos predictivo-ágil; y prácticamente, comités permanentes de equipamiento y dashboards en Power BI.

Futuras proyecciones incluyen investigaciones empíricas post-implementación para medir ROI real, aplicación de IA en gestión de riesgos, modelos nacionales comparativos con CCSS y BIM adaptado a odontología, enriqueciendo dominios del PMBOK 7 con evidencia local.

The obsolescence and deterioration of dental equipment at Clínica Ulacit (ULACIT) motivate this research, as they compromise practical training for dentistry students, safe patient care, operational efficiency, and accreditation by SINAES, generating high maintenance costs, clinical interruptions, and reputational risks in the regulated context of Costa Rican academic healthcare. The main objective is to define a Project Management Plan for the acquisition and installation of 25 dental units using PMI best practices (PMBOK 6th and 7th editions). The specific objectives encompass: 1) identifying project aspects and lifecycle considering organizational needs and stakeholders; 2) developing an integrated management plan according to the PMI lifecycle; and 3) creating an integration and monitoring strategy with training techniques and deliverables.

A predictive PMI methodology was employed with a multidisciplinary team as subjects (project director, academics, technicians, suppliers), using instruments such as work breakdown structure, Microsoft Project for schedule and critical path, analogous-parametric-bottom-up cost estimates with a $391,390 budget, ISO 31000 risk matrix, and stakeholder analysis prioritized by influence (high power in business area and SINAES). Procedures included sequential phases of initiation, planning, execution, monitoring, and closure over 4-5 months, with earned value analysis, RACI matrix, bidding processes, and quality KPIs.

Key results highlight an integral plan with delimited scope for selection, purchase, installation, and validation, strict budget control, and a strategy of biweekly reports plus training, projecting zero deviations and operational ROI through optimization of educational and clinical processes. The main conclusions confirm that systematic identification generates robust proposals, the plan balances scope-time-cost, and the strategy ensures proactive control with sustainable value, validating the PMI approach for academic healthcare. The main recommendations propose methodologically BIM and AI in planning along with collaborative platforms like Asana; academically, hybrid predictive-agile studies; and practically, permanent equipment committees and Power BI dashboards.

Future projections include empirical post-implementation research to measure real ROI, AI application in risk management, national comparative models with CCSS, and BIM adapted to dentistry, enriching PMBOK 7 domains with local evidence.