Plan de Gestión del Proyecto Optimización del Gestionamiento de Información en el Área de Importaciones Mediante la Aplicación de Buenas Prácticas del PMI

Abstract

El presente proyecto se origina de la necesidad de implementar herramientas o estrategias que optimicen el gestionamiento de información en el área de importaciones, es decir, contar con los instrumentos fundamentales para desarrollar una logística interna eficiente y productiva. De este modo, el departamento enfrenta un reto en donde se deben de cumplir ciertos requerimientos y al no establecer ninguna actualización, se vuelve un proceso largo. Por esta razón, se da paso al objetivo principal, el cual es desarrollar un plan de optimización del gestionamiento de información en el área de importaciones mediante la aplicación de buenas prácticas del PMI. Para obtener este resultado se establecieron objetivos específicos como identificar aspectos del proyecto y su ciclo de vida para la determinación de los elementos esenciales para la propuesta de gestión, considerando las necesidades de la organización y sus interesados, desarrollar un plan de gestión que integre las prácticas identificadas para la formalización del proceso de gestión del proyecto de acuerdo con el Ciclo de Vida de un Proyecto basado en el PMI y crear una estrategia de integración y seguimiento a la ejecución del plan aplicando técnicas de capacitación, procesos y entregables para el cumplimiento y uso correcto del plan de gestión propuesto. Se llevó a cabo el enfoque metodológico cualitativo de tipo descriptiva, donde se pretende el desarrollo de entrevistas a personal con experiencia en el tema. Para la planificación de la propuesta se efectuaron una serie de herramientas, las cuales permitieron recopilar la información necesaria con respecto al departamento, así como: EDT, cronograma, matriz de riesgos, matriz de comunicaciones y FODA. Por otra parte, para las fases de ejecución, monitoreo y cierre se indicaron las plantillas recomendables a utilizar para el respectivo seguimiento del plan. En lo referente a resultados obtenidos, se destacó la importancia de la constante innovación, búsqueda de eficiencia, potenciación del software, implementación de herramientas agilizadoras y capacitaciones. A su vez, las conclusiones se enfocan en la importancia de determinar los elementos esenciales para obtener éxito en el proyecto. Por último, se estima que para futuras investigaciones se implemente un enfoque mixto, así como también se recalca la importancia de mantener un plan de gestión estructurado para cumplir a cabalidad cada uno de los entregables.

This project stems from the need to implement tools or strategies that optimize information management in the import department, specifically, to have the fundamental instruments for developing efficient and productive internal logistics. The department faces a challenge where certain requirements must be met, and the lack of updates makes this process lengthy. Therefore, the main objective is to develop a plan to optimize information management in the import department by applying PMI best practices. To achieve this, specific objectives were established, such as identifying aspects of the project and its life cycle to determine the essential elements for the management proposal, considering the needs of the organization and its stakeholders; developing a management plan that integrates the identified practices to formalize the project management process according to the PMI-based Project Life Cycle; and creating a strategy for integrating and monitoring the plan's execution by applying training techniques, processes, and deliverables to ensure compliance and proper use of the proposed management plan. A descriptive qualitative methodological approach was employed, involving interviews with personnel experienced in the subject matter. A series of tools were used to plan the proposal, allowing for the collection of necessary information about the department, including: a Work Breakdown Structure (WBS), a timeline, a risk matrix, a communications matrix, and a SWOT analysis. Furthermore, recommended templates were provided for the execution, monitoring, and closure phases to track the plan. Regarding the results obtained, the importance of continuous innovation, efficiency, software enhancement, implementation of streamlining tools, and training was highlighted. The conclusions emphasize the importance of identifying the essential elements for project success. Finally, a mixed-methods approach is recommended for future research, and the importance of maintaining a structured management plan to fully meet each deliverable is emphasized.