Plan de Gestión del Proyecto para la Implementación del Módulo de Origen en la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE) para la Mejora de las Exportaciones de Costa Rica mediante la Aplicación de las Buenas Prácticas del PMI

Abstract

El proyecto de implementación del Módulo de Origen en la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE) surge ante la necesidad institucional de modernizar y digitalizar el proceso de certificación de origen, actualmente limitado por trámites manuales, duplicidad de información y baja trazabilidad, estas condiciones afectan la eficiencia operativa y generan demoras y costos adicionales tanto para PROCOMER como para el sector exportador. La motivación principal del estudio fue fortalecer la calidad del servicio, garantizar el cumplimiento normativo y contribuir a la competitividad del país mediante un sistema más eficiente y transparente.

La investigación aplicó un enfoque cualitativo y un diseño descriptivo, utilizando entrevistas semiestructuradas a funcionarios de PROCOMER y VUCE, complementadas con una revisión documental de procesos, normativa nacional e internacional y lineamientos del Modelo de Datos de la OMA, este método permitió identificar necesidades funcionales, brechas operativas y requisitos críticos para estructurar el plan de gestión del proyecto.

Los resultados incluyen la definición detallada de los planes de alcance, cronograma, costos, calidad, recursos, comunicaciones, interesados, riesgos y adquisiciones, así como el diseño conceptual del Módulo de Origen, además, se identificaron riesgos clave, necesidades de interoperabilidad, criterios de aceptación y mecanismos de monitoreo y control que fortalecen la factibilidad del proyecto.

Las conclusiones evidencian que la aplicación de las buenas prácticas del PMI mejora la organización metodológica, reduce la incertidumbre y favorece la alineación estratégica con los objetivos institucionales, por su parte, entre las recomendaciones principales destacan la necesidad de continuar la digitalización de los trámites de comercio exterior, fortalecer los mecanismos de interoperabilidad, robustecer la gestión de riesgos y promover la capacitación continua para el personal involucrado. Estas acciones permitirán consolidar la sostenibilidad del sistema y potenciar la eficiencia y competitividad del ecosistema exportador del país.

The implementation project of the Certificate of Origin Module within Costa Rica’s Single Window for Foreign Trade (VUCE) arises from the institutional need to modernize and digitalize the origin certification process, which is currently limited by manual procedures, duplicated information, and low traceability. These conditions affect operational efficiency and create delays and additional costs for PROCOMER and the export sector. The main motivation of the study was to strengthen service quality, ensure regulatory compliance, and enhance national competitiveness through a more efficient and transparent system.

The research used a qualitative, descriptive methodological approach, incorporating semi-structured interviews with PROCOMER and VUCE officials, along with a documentary review of procedures, legislation, and World Customs Organization Data Model guidelines. This method allowed the identification of functional requirements, operational gaps, and critical needs to structure the project management plan.

The results include the detailed definition of the scope, schedule, cost, quality, resource, communications, stakeholder, risk, and procurement management plans, as well as the conceptual design of the Certificate of Origin Module. Key risks, interoperability needs, acceptance criteria, and monitoring and control mechanisms were also identified, strengthening the feasibility of the project.

The conclusions indicate that applying PMI best practices improves methodological organization, reduces uncertainty, and supports strategic alignment with institutional objectives. The main recommendations include advancing the digitalization of foreign trade procedures, strengthening interoperability mechanisms, reinforcing risk management practices, and promoting continuous training for personnel involved in digital transformation. These actions will contribute to system sustainability and enhance the efficiency and competitiveness of the national export ecosystem.