Plan de Gestión del Proyecto para la Realización de Congreso de Acción Social de la Universidad de Costa Rica Mediante la Aplicación de Buenas Prácticas del PMI

Abstract

El presente proyecto se centra en el diseño de un plan de gestión para la realización de un Congreso de Acción Social en la Universidad de Costa Rica, con el propósito de fomentar el diálogo y la colaboración en torno a temas sociales relevantes y actuales. El objetivo general es desarrollar un plan de gestión para la ejecución de este congreso mediante la aplicación de buenas prácticas del Project Management Institute (PMI), mientras que sus objetivos específicos incluyen el análisis del proyecto y su ciclo de vida, el desarrollo de un plan de gestión integral y la creación de una estrategia de integración y seguimiento la cual asegure su adecuada implementación. La metodología empleada es de tipo mixto, con un enfoque de investigación descriptivo. Para la formulación de este plan, se trabajó con una muestra por conveniencia, a la cual se le aplicaron dos instrumentos: un cuestionario con escala Likert y una entrevista semiestructurada. Entre los resultados más relevantes se identifican la necesidad de una planificación estructurada, la importancia de establecer roles y responsabilidades claramente definidos, la formulación de indicadores de seguimiento, la consolidación de una estrategia de comunicación eficaz y la incorporación de mecanismos de evaluación continua, así como la participación activa y sostenida de las comunidades. Se concluye que la identificación de los actores participantes del congreso es un aspecto clave, al igual que la definición de las temáticas por tratar; aunado a esto, la comunicación fluida y constante entre los miembros organizadores del proyecto se considera fundamental durante la etapa de monitoreo. Como sugerencias para investigaciones futuras, se propone analizar la incidencia de los congresos en la formulación de políticas universitarias, estudiar los procesos de articulación interinstitucional que se generan antes, durante y después del evento, explorar estrategias para garantizar una participación diversa e inclusiva, así como evaluar la sostenibilidad y el impacto a largo plazo de las redes de colaboración creadas a partir de estos espacios.

This project focuses on the design of a management plan for the organization of a Social Action Congress at the University of Costa Rica, with the purpose of promoting dialogue and collaboration around relevant and current social issues. The general objective is to develop a management plan for the execution of this congress through the application of best practices from the Project Management Institute (PMI). Furthermore, the specific objectives are to analyze the life cycle of the project, to develop a comprehensive management plan, and to create an integration and monitoring strategy to ensure proper implementation. The plan uses a mixed-method methodology with a descriptive research approach. For the development of this plan, two instruments were applied to a sample population: a Likert-scale questionnaire and a semi-structured interview. Among the most relevant findings are the need for structured planning, the importance of clearly defined roles and responsibilities, the formulation of monitoring indicators, the establishment of an effective communication strategy, and the incorporation of continuous evaluation mechanisms, as well as the active and sustained participation of communities. It is concluded that identifying the key actors involved in the congress is essential, as well as defining the topics to be addressed. In addition, fluent and constant communication among the project’s organizing members is considered fundamental during the monitoring phase. As suggestions for future research, it is proposed to analyze the influence of congresses on the development of university policies, study the interinstitutional coordination processes that arise before, during, and after the event, explore strategies to ensure diverse and inclusive participation, and evaluate the sustainability and long-term impact of the collaborative networks created through these spaces.