Plan de Gestión para el Proyecto de Creación del Sistema de Citas en Línea de la Dirección General de Migración y Extranjería (DGME) Mediante la Aplicación de Buenas Prácticas del PMI

Abstract

La democratización de los servicios en el sector público es fundamental para asegurar que la mayor cantidad de personas tengan acceso a estos servicios, bajo los menores costos posibles. El objetivo principal del presente proyecto es diseñar de un plan de gestión para la creación de un sistema de citas en línea en la Dirección General de Migración y Extranjería (DGME), aplicando las mejores prácticas del Project Managment Institute (PMI). Los objetivos específicos incluyen la identificación de aspectos clave del ciclo de vida del proyecto, el desarrollo de un plan integral y la creación de una estrategia de integración y seguimiento. Mediante un enfoque cualitativo, exploratorio y descriptivo, se realizaron entrevistas semiestructuradas a personal clave, y se revisaron fuentes documentales institucionales. Esto permitió identificar los elementos esenciales del proyecto, así como obtener una visión holística del funcionamiento de la institución. Dentro de los resultados más relevantes se destaca la importancia de estas plataformas para la población usuaria, dado que facilita la gestión de los espacios de atención. Al mismo tiempo, este esfuerzo contribuye a las iniciativas de modernización tecnológica del Estado costarricense. Las conclusiones del proyecto indican que es necesaria la creación de un sistema de citas en línea, enfatizando en la importancia de utilizar las buenas prácticas del PMI, con la ilusión de implementar un plan de gestión con su posterior monitoreo, ya que prueba ser vital para garantizar el éxito y la sostenibilidad del proyecto. Finalmente, se sugiere realizar una planificación realista en la cual se involucre a todos los interesados. Es necesario analizar propuestas similares que han sido aplicadas en Costa Rica, cuyas lecciones aprendidas pueden fortalecer iniciativas a futuro. Este proyecto ha sido enriquecedor, aporta no solo a la transformación digital de la DGME, sino que, también, sirve como base para futuras iniciativas de esta naturaleza.

The democratization of services in the public sector is essential to ensure that the greatest number of people have access to them, at the lowest possible cost. The main objective of this project is to design a management plan for the creation of an online appointment system at the Directorate General of Migration and Foreign Affairs (DGME), applying the best practices of the Project Management Institute (PMI). The specific objectives include identifying key aspects of the project lifecycle, developing a comprehensive plan, and creating an integration and monitoring strategy. Using a qualitative, exploratory, and descriptive approach, semi-structured interviews were conducted with key personnel, and institutional documentary sources were reviewed. This allowed for the identification of the project's essential elements and a holistic view of the institution's operations. Among the most relevant results, the importance of these platforms for the user population stands out, as they facilitate the management of care spaces. At the same time, they contribute to the Costa Rican government's technological modernization initiatives. The conclusions, for their part, indicate the need to create an online appointment system, emphasizing the importance of utilizing PMI best practices for the implementation of a management plan and its subsequent monitoring, as this proves vital to ensuring the project's success and sustainability. Finally, it is suggested that realistic planning be carried out, involving all stakeholders. It is necessary to analyze similar proposals that have been implemented in Costa Rica, whose lessons learned can strengthen future initiatives. This project has been enriching; it not only contributes to the digital transformation of the DGME but also serves as a foundation for future initiatives of this nature.