Plan de Gestión del Proyecto del Sistema de Comunicación Masiva en el Aeropuerto Internacional Juan Santamaría, Mediante la Aplicación de las Buenas Prácticas del PMI

Abstract

La necesidad de fortalecer los procesos de notificación y coordinación ante emergencias en el Aeropuerto Internacional Juan Santamaría motivó el desarrollo de este plan de gestión del proyecto, orientado a la implementación del sistema de comunicación masiva Fact24. El problema identificado se centra en la dispersión de canales, la dependencia de métodos manuales y la lentitud en los tiempos de activación durante eventos críticos. El objetivo general fue diseñar un plan de gestión integral para la implementación del sistema, aplicando las buenas prácticas del PMI. Se definieron tres objetivos específicos: identificar los elementos esenciales del proyecto y su ciclo de vida, desarrollar un plan de gestión conforme a las buenas prácticas del PMI, y establecer estrategias de implementación, capacitación y seguimiento para garantizar el uso adecuado y la sostenibilidad del sistema. Para alcanzar estos objetivos, se aplicó una metodología de enfoque mixto con diseño exploratorio y descriptivo, combinando instrumentos cuantitativos (cuestionarios estructurados) y cualitativos (entrevistas semiestructuradas). La muestra estuvo conformada por personal del Centro de Control de Operaciones Aeroportuarias (AOCC). Entre los resultados más relevantes destacan la integración técnica exitosa del sistema, la validación de flujos operativos automatizados, la participación efectiva de los usuarios y una reducción estimada del 50 % en los tiempos de notificación. Las principales conclusiones reflejan el cumplimiento de los objetivos, la aceptación operativa del sistema y el valor del plan como modelo de implementación aplicable a otros entornos aeroportuarios. Se recomienda consolidar los flujos diseñados como parte de los procedimientos institucionales y mantener actualizados los simulacros vinculados al uso del sistema Fact24, de modo que reflejen las condiciones reales, los ajustes implementados y las necesidades operativas actuales. Como proyección futura, este modelo puede ser replicado en otros aeropuertos, ampliando funcionalidades y generando aprendizajes que nutran nuevas investigaciones sobre transformación digital en contextos operativos de alta exigencia.

The need to strengthen emergency notification and coordination processes at the Juan Santamaría International Airport motivated the development of this Project Management Plan, focused on the implementation of the Fact24 mass communication system. The problem addressed was the fragmentation of communication channels, dependence on manual processes, and delays in critical event response. The general objective was to design a comprehensive management plan for the implementation of the system, applying PMI best practices. Three specific objectives were defined: to identify the essential elements of the project and its life cycle; to develop a management plan aligned with PMI standards; and to establish implementation, training, and monitoring strategies to ensure the proper use and sustainability of the system. A mixed-methods approach with exploratory and descriptive design was applied, using quantitative instruments (structured questionnaires) and qualitative tools (semi-structured interviews) with AOCC personnel as the sample. Key findings include successful system integration, validated automated workflows, effective user engagement, and an estimated 50% reduction in notification time. The main conclusions highlight the achievement of objectives, operational acceptance of the system, and the value of the plan as a replicable model in other airport environments. It is recommended to consolidate the designed workflows as part of institutional procedures and to keep the drills associated with the use of the Fact24 system up to date, so they reflect real conditions, implemented adjustments, and current operational needs. As a future projection, this model could be replicated at other airports, expanding its functionalities and generating insights that contribute to further research on digital transformation in high-demand operational contexts.