Plan de Gestión de Proyecto de Ejecución de Nóminas de Estados Unidos Mediante la Aplicación de Buenas Prácticas del PMI

Abstract

El proyecto de mejora en la ejecución de nóminas para Estados Unidos, se desarrolló ante la necesidad de reducir errores que puedan generar reprocesos y situaciones adversas a todos los asociados involucrados; estas medidas han sido ejecutadas por el Centro de Servicios Compartidos en Costa Rica. La metodología anterior aplicaba controles posteriores al pago, lo que generaba errores, pagos fuera de ciclo y afectaciones en la experiencia del empleado, dando una percepción negativa del trabajo realizado en el site. El objetivo principal fue de implementar un plan de gestión basado en la metodología de Gestión de Proyectos indicado en el PMBOK, para rediseñar el proceso de ejecución de nómina, incorporando controles preventivos, ajustes en el sistema SAP, y una mejor coordinación con supervisores y HRBP. Entre de los objetivos específicos para orientar el proceso de investigación, tenemos los siguientes: identificar el ciclo de vida del proyecto, desarrollar planes de gestión para cada área del conocimiento, y establecer mecanismos de seguimiento y capacitación. La investigación se realizó bajo un enfoque cualitativo, con diseño exploratorio y descriptivo. Se aplicaron algunos instrumentos como entrevistas semiestructuradas, un análisis documental y un muestreo por conveniencia. Estos instrumentos y la información recabada permitieron entender cuáles eran esos fallos comunes para su posterior validación de propuestas. Como parte de los resultados obtenidos, se lograron disminuir errores de pago, reducir en un 40% los pagos fuera de ciclo y aumentar el cumplimiento de cronograma gracias al nuevo diseño de ejecución en dos días. Entre las conclusiones, el uso de buenas prácticas de Gestión de Proyectos permitió aumentar la calidad, cumplimiento y satisfacción del empleado. Se recomienda estandarizar el uso del plan de gestión en procesos similares y dar seguimiento post implementación para asegurar sostenibilidad. Finalmente, se proyecta aplicar el mismo modelo a otros departamentos y ser ejemplo de benchmarking para algunas organizaciones, considerando mejoras y automatización de controles.

The payroll run improvement project for the United States was initiated in response to the critical need to reduce errors that could lead to reprocessing and adverse situations for all employees involved. These payrolls are executed by the Shared Services Center in Costa Rica. The previous methodology applied controls after payment, which resulted in errors, off-cycle payments, and a negative impact on employee experience—ultimately creating a negative perception of the site’s performance. The main objective was to implement a proper management plan based on the Project Management methodology outlined in the PMBOK, aimed at redesigning the payroll run process by incorporating preventive controls, adjustments in the SAP system, and improved coordination with supervisors and HRBPs. Specific objectives included identifying the project life cycle, developing management plans for each knowledge area, and establishing monitoring and training mechanisms. The research was conducted using a qualitative approach, with an exploratory and descriptive design. As part of the applied instruments, semi-structured interviews, document analysis, and convenience sampling were used. This allowed for a deeper understanding of common failures and the subsequent validation of improvement proposals. Among the results achieved were a reduction in payment errors, a 40% decrease in off-cycle payments, and an increase in deadline compliance due to the new two-day execution model. One of the main conclusions is that applying Project Management best practices led to improved quality, compliance, and employee satisfaction. It is recommended to standardize the use of the management plan for similar processes and to conduct post-implementation follow-up to ensure sustainability. Finally, it is projected that this model can be applied to other departments within the division and serve as a benchmarking example for other organizations, incorporating continuous improvement and control automation.