Plan de Gestión del Proyecto para la Implementación de Inteligencia Artificial en la Revisión de Contratos bajo la Normativa ASC 606 en Smartsheet Mediante la Aplicación de las Buenas Prácticas del PMI

Abstract

La motivación de este proyecto radica en la necesidad de optimizar la revisión de contratos en empresas de servicios como Smartsheet, garantizando el cumplimiento de la normativa ASC 606. El problema identificado es la ineficiencia y los riesgos asociados a la revisión manual de contratos, lo que puede generar incumplimientos normativos, auditorías extensas y pérdidas financieras. El objetivo principal del proyecto fue implementar una solución basada en inteligencia artificial (IA) para automatizar este proceso y mejorar la precisión, eficiencia y conformidad con la normativa. Los objetivos específicos incluyeron la identificación de los aspectos esenciales del proyecto y su ciclo de vida, el desarrollo de un plan de gestión basado en el PMI y la creación de estrategias de integración y seguimiento mediante técnicas de capacitación y monitoreo continuo. Para lograr estos objetivos, se utilizó una metodología con un enfoque cualitativo dentro de un diseño exploratorio. Los sujetos del estudio fueron los equipos de cumplimiento, financiero y legal de Smartsheet, mientras que los instrumentos empleados incluyeron encuestas, pruebas funcionales del software y análisis de desempeño del equipo de Revenue de Smartsheet. El procedimiento consistió en la implementación escalonada del software, la validación con usuarios clave y el monitoreo de su desempeño en condiciones reales. El resultado más relevantes es un plan para la implementación de inteligencia artificial que ayude a una reducción significativa en el tiempo de revisión de contratos, una mejora en la precisión del análisis y un menor riesgo de incumplimiento normativo. Como conclusión principal, se confirmó que la automatización optimiza el proceso y reduce costos operativos, aunque se identificaron desafíos en la integración del software y la resistencia al cambio por parte de los usuarios. A futuro, se sugiere explorar la aplicación de IA en otras áreas de cumplimiento normativo y evaluar su impacto a largo plazo en la gestión empresarial.

The motivation for this project lies in the need to optimize contract review in service companies like Smartsheet, ensuring compliance with ASC 606 regulations. The identified problem is the inefficiency and risks associated with manual contract reviews, which can lead to regulatory non-compliance, extensive audits, and financial losses. The main objective of the project was to implement an artificial intelligence (AI)-based solution to automate this process and improve accuracy, efficiency, and regulatory compliance. The specific objectives included identifying the essential aspects of the project and its lifecycle, developing a management plan based on PMI standards, and creating integration and monitoring strategies through training techniques and continuous evaluation. To achieve these objectives, a qualitative approach was used within an exploratory research design. The study subjects were Smartsheet’s compliance, finance, and legal teams, while the instruments used included surveys, functional software testing, and performance analysis of Smartsheet’s Revenue team. The procedure involved the phased implementation of the software, validation with key users, and monitoring its performance under real-world conditions. The most relevant outcome is a plan for implementing artificial intelligence that enables a significant reduction in contract review time, improved accuracy in analysis, and a lower risk of regulatory non-compliance. The main conclusion confirmed that automation optimizes the process and reduces operational costs, although challenges were identified in software integration and user resistance to change. In the future, it is suggested to explore the application.