Plan de Gestión del Proyecto de Automatización de Reportería de la Flota Vehicular Global de la Empresa 3M mediante la aplicación de Buenas Prácticas del PMI

Abstract

El equipo global de transporte de 3M responsable de manejar la flota vehicular de la empresa enfrenta desafíos significativos para gestionar el proceso por la falta de visibilidad e información actualizada de la flota vehicular de la compañía. Estos retos implican manualidad en procesos que pueden derivar en errores y, particularmente, en ineficiencia operativa. La automatización de reportería de la flota vehicular global de la empresa es vital para mejorar la visibilidad del equipo y apoyar una toma de decisiones informada en búsqueda de eficiencia y productividad. El objetivo principal del proyecto es desarrollar un plan de gestión para la automatización de reportería de la flota vehicular global de la empresa 3M, mediante la aplicación de buenas prácticas del PMI. Entre los objetivos específicos destacan identificar aspectos del proyecto y su ciclo de vida, desarrollar un plan de gestión detallado que integre prácticas identificadas y crear una estrategia de integración y seguimiento a la ejecución de este plan. Se usaron métodos cualitativos para recopilar y analizar datos relevantes, a través de una encuesta con sujetos que incluyeron empleados de la empresa 3M. Como instrumentos se contempló entrevista semiestructurada aplicada a diez personas para su posterior análisis y alineamiento con los objetivos del proyecto, siendo un insumo relevante para la construcción de las fases de: planificación, ejecución, monitoreo y control y cierre. Dentro de los resultados más relevantes se determina que la automatización de reportería de flota vehicular permite facilitar la visibilidad y toma de decisiones del equipo responsable de esta al incluir el 100% de los proveedores en el sistema, así como reducir 10% del costo operativo del equipo al eliminar y suprimir pasos innecesarios para enfocarse en actividades de valor. Las conclusiones, a su vez indican que la implementación del plan basado en las mejores prácticas del PMI es vital para garantizar éxito en el proyecto de automatización de reportería, así como una adecuada gestión de los recursos, cronograma, alcance en busca de alinear esfuerzos a objetivos estratégicos de la Compañía para aprovechar herramientas de automatización y reducción de costos. El proyecto contempla además consideraciones a futuro para esta como, expandir la cultura de mejora continua que permita automatizar tareas y pasos innecesarios en procesos operativos y priorizar esfuerzos en actividades que generen valor.

The global transportation team at 3M, responsible for managing the company's vehicle fleet, faces significant challenges in managing the process due to the lack of visibility and updated information on the company's vehicle fleet. These challenges involve manual processes that can lead to errors and, particularly, operational inefficiency. Automating the reporting of the company's global vehicle fleet is vital to improving the team's visibility and supporting informed decision-making in the pursuit of efficiency and productivity. The main objective of the project is to develop a management plan for the automation of reporting on 3M's global vehicle fleet by applying PMI best practices. Specific objectives include identifying aspects of the project and its lifecycle, developing a detailed management plan that integrates identified practices, and creating an integration and monitoring strategy for the execution of the plan. Qualitative methods were used to collect and analyze relevant data through a survey with subjects that included 3M employees. The instruments included a semi-structured interview applied to 10 people for subsequent analysis and alignment with the project's objectives, providing relevant input for the construction of the planning, execution, monitoring and control, and closing phases. Among the most relevant results, it was determined that automating vehicle fleet reporting facilitates the visibility and decision-making of the team responsible for the vehicle fleet by including 100% of the suppliers in the system, as well as reducing the operational cost of the team by 10% by eliminating manual processes and unnecessary steps to focus on value-added activities. The conclusions indicate that implementing the plan based on PMI best practices is vital to ensuring the success of the reporting automation project, as well as the proper management of resources, schedule, and scope, aiming to align efforts with the company's strategic objectives to leverage automation tools and cost reduction. The project also considers future recommendations for the company, such as expanding the culture of continuous improvement to automate unnecessary tasks and steps in operational processes, prioritizing efforts on value-generating activities.