Plan de Gestión del Proyecto de Implementación de Validación de Visas en Panamá Mediante la Aplicación de Buenas Prácticas del PMI

Abstract

El proyecto de implementación de validación de visas en Panamá, se llevó a cabo con el objetivo de optimizar el proceso de gestión de visas de trabajo para empleados extranjeros en la región. Este trabajo de investigación se enmarca dentro del campo de la gestión de proyectos, específicamente en la aplicación de metodologías ágiles y tradicionales para la implementación de procesos internos. El principal objetivo del proyecto fue establecer un proceso eficiente y bien documentado, alineado con las necesidades organizacionales, con el propósito de que fuera replicable en otras regiones. A través de una serie de pasos bien definidos, como el mapeo del proceso End-to-End, la limpieza de datos en Workday y la creación de un Work Instruction (WI), se logró cumplir con los objetivos propuestos dentro del plazo previsto. Entre los resultados más relevantes, destaca la optimización del proceso de validación de visas y la documentación detallada del nuevo procedimiento, lo que facilitó la capacitación y la adopción por parte de los equipos involucrados. Además, se cumplió con el objetivo de integrar a los interesados clave en cada fase del proyecto, garantizando que el proceso estuviera alineado con las mejores prácticas de la compañía y con las regulaciones locales. Como conclusiones, el proyecto fue exitoso al lograr la mejora de la eficiencia operativa y la reducción de riesgos asociados al incumplimiento de requisitos migratorios. Se recomienda la automatización de algunos pasos en el proceso para mejorar aún más la gestión de las visas y minimizar la carga operativa. Futuras investigaciones podrían centrarse en la evaluación de la efectividad de la automatización propuesta, así como en la expansión del modelo a otras regiones para estandarizar los procesos globalmente.

The implementation of a visa validation system in Panama aimed at optimizing the work visa management process for foreign employees in the region. This research falls within the field of project management, specifically focusing on the application of agile and traditional methodologies for internal process implementation. The main objective of the project was to establish an efficient and well-documented process aligned with organizational needs and replicable in other regions. Through well-defined steps such as End-to-End process mapping, data cleansing in Workday, and the creation of a Work Instruction (WI), the proposed objectives were achieved within the expected timeline. Among the most relevant results, the optimization of the visa validation process and the detailed documentation of the new procedure stand out, facilitating training and adoption by the teams involved. Furthermore, the objective of integrating key 2 stakeholders in each project phase was successfully met, ensuring that the process aligned with best company practices and local regulations. In conclusion, the project was successful in improving operational efficiency and reducing risks related to non-compliance with immigration requirements. Automation of certain steps in the process is recommended to further improve visa management and minimize operational burdens. Future research could focus on evaluating the effectiveness of the proposed automation, as well as expanding the model to other regions to standardize global processes.